Ledger Book (खाते पुस्तक)

Ledger Books / Ledger Posting

What is Ledger Book?

Ledger Book मध्ये Business शी संबंधित अशा सर्व items ची separate Accounts Books लिहिली जातात त्यालाच Ledger Book (खाते पुस्तक) असे म्हणतात. उदा Cash a/c, Goods a/c ईत्यादी.

Use of Ledger Posting

समजा, आजच्या तारखेला Cash शी संबंधित अशी पाच-सहा व्यवहार झाले व त्यांच्या आपण Journal Entries केल्या आहेत, पण फक्त Journal Entries करून आपल्याकडे Cash आली किती, गेली किती आणि शिल्लक किती? ही माहिती मिळणे कठीण असते. म्हणून हि माहिती समजण्यासाठी Journal Entry झाल्यावर त्याचे Ledger Posting करणे गरजेचे आहे. ज्याने प्रत्येक account चा balance सजण्यास मदत होते.

ही सर्व Accounts Transaction ज्या पुस्तकात लिहली जातात त्या पुस्तकाला Ledger Book असे म्हणतात. या पुस्तकात केल्या जाणाऱ्या नोंदीला "Ledger Posting" असे म्हणतात.

Ledger मधील प्रत्येक account ला दोन sides असतात (१) Debit side (२) Credit side व प्रत्येक side ला चार columns असतात.

i) Date:- या Column मध्ये Transaction ज्या तारखेला झाले आहे ती तारीख लिहितात.

ii) Particulars:- या Column मध्ये त्या Transaction बद्दलची विस्तृत माहिती किंवा "Posting" लिहितात.

iii) J/F (Journal Folio):- या Column मध्ये Journal Book मध्ये झालेल्या Posting चा page no. लिहितात. पण याचा वापर आता सहसा होत नाही.

iv) Amount:- या Column मध्ये त्या Transaction ची Amount लिहितात.

उदाहरणादाखल आपण एक Journal Entry चे Ledger Posting कसे असते ते बघू.

Journal Entry :-

01/04/20 Goods a/c Dr. 2000/-

01/04/20 To Cash a/c 2000/-

या Journal Entry चे Ledger Posting करताना एक नोंद Goods a/c ला तर दुसरी नोंद Cash a/c ला करावी लागेल.

Goods a/c ला Journal Entry मध्ये Debit केले आहे म्हणून Ledger Posting ला पण Goods a/c च्या Debit side ला entry करावी लागेल. तर दूसरा effect Cash a/c च्या Credit side ला होईल.

Ledger मध्ये Debit side ला नोंद करताना "To" असा शब्द लिहितात. तर Credit side ला नोंद करताना "By" असा शब्द लिहितात.

Ledger Entry खालील प्रमाणे

Goods Accounts:-

वरील उदाहरणातील Goods a/c हे Account जर आपण पाहिले तर Business मध्ये येणाऱ्या Goods ची नोंद Credit side ला झाल्याचे आपल्याला समजेल. परंतु Debit side ला नोंद झालेले सर्व Goods हे आपण खरेदी केले आहेत असे म्हणणे चुकेचे ठरेल. कारण जसे काही Goods आपण खरेदी केल्यामुळे Business मध्ये येत आहेत तसेच काही Goods हे विकले जाऊन पुन्हा आपल्याकडे परत आले आहेत. (Goods Returned from "A" त्यामुळे सर्व प्रकारच्या Goods ची नोंद फक्त Goods विकत घेतले आहेत, किती रकमेचे Goods विकले आहेत, तसेच परत आलेले किंवा परत केलेले Goods किती रकमेचे आहेत ही सर्व माहिती नुसत्या Goods a/c वरून आपल्या समजू शकत नाही.

म्हणून Normally, Business मध्ये Goods a/c असे एकच Account open करण्याऐवजी, विकत घेतलेल्या Goods साठी Purchase a/c विकलेल्या Goods साठी Sales a/c आपल्याकडे परत येणाऱ्या Goods साठी Sales return a/c (Return Inward) व आपल्याकडून परत जाणाऱ्या Goods साठी Purchase Return (Return Outwards) अशी चार Accounts open करतात Proforma खालील प्रमाणे

Ledger Account चे Balancing:-

Ledger Posting म्हणजे Actual Accounting होय. हे Accounting झाल्यानंतर, समजा ज्या Accounting Period साठी Accounting केले आहे तो Period संपत असेल, तर आपल्याला त्या Business चा, त्या Accounting Period मध्ये झालेला Profit किंवा Loss काढावा लागतो व यासाठी प्रथम प्रत्येक Account चे Balancing करावे लागते. उदा. Cash Account च्या बाबतीत, शिल्लक Cash किती आहे हे काढण्यासाठी त्या Cash Account चे Balancing करावे लागेल.

Balancing करणे म्हणजे एखाद्या Account च्या दोन Sides पैकी जी Side, Amount ने जास्त असेल त्या Side च्या Total Amount मधून दुसऱ्या Side ची Total वजा करून दोन्हीमधील difference काढणे.

उदाहरणार्थ, समजा आपल्या Business मध्ये यावर्षी Cash संबंधी दोनच Transactions झाली.

१) Business मध्ये Capital म्हणून Cash Rs. 15000/- आणली.

२) Business च्या Machinery साठी रु. 10000/- खर्च केले.

या दोन्ही Transactions वरून आपले त्या वर्षीचे Cash Account खालीलप्रमाणे दिसेल.

आता समजा आपल्याला या Cash Account चे Balancing करायचे असेल तर खालीलप्रमाणे Steps येतील.

१) प्रथम ज्या Account चे Balancing करायचे असेल त्या Account ची Debit किंवा Credit पैकी कोणत्या side ची Amount जास्त आहे हे पहावे,

२) जी Side मोठी असेल त्या Side ला त्या Side च्या Amount ची Total लिहून घ्यावी.

३) त्यानंतर त्याच्या opposite side लाही हीच Total लिहून घ्यावी.

४) त्यानंतर opposite side ची Total ही मोठ्या Total मधून वजा करून जो difference येईल तो Difference Amount ने कमी असलेल्या side ला लिहावा. हा Difference म्हणजेच त्या Account चा Balance होय. हा Difference जर Debit Side ला लिहावा लागला तर "To Balance c/d (Balance carried down)" असे लिहावे व जर Credit Side ला हा difference लिहावा लागला तर "By Balance c/d" असे लिहावे.

५) नंतर हाच Balance पुढील Accounting Period साठी opposite side ला brought down करून घ्यावा, आता आपण वरील Cash Account चे Balancing पाहू.

येथे Cash A/c Debit side Total Rs. 15000/- ही Credit side च्या Total पेक्षा रु. 6000/- जास्त आहे म्हणून ती प्रथम Debit side ला लिहून घेतली. नंतर हीच Total रु. 15000/- Credit side ला लिहून घेतली व त्यानंतर Credit side ची Total रु. 9000/- ही या रु. 15000/- मधून वजा केली व difference रु. 6000/- credit side ला लिहिला. हा difference credit side ला आल्यामुळे "by balance c/d" असे लिहिले व नंतर पुढील Accounting period साठी पुन्हा एकदा हाच difference विरुद्ध side ला (म्हणजेच Debit ला) लिहिला. आता हा difference Debit side ला आल्याने तेथे "To Balance b/d" असे लिहितात.