Aug 18, 2020

Final Accounting with Balance sheet in Marathi

Updated: Jan 21, 2021

What is Final Accounting & Balance Sheet

What is meant by Finalization of Accounts in Marathi

FINAL ACCOUNTING:-

Day to day Business Transactions चे Accounting आपण नेहमी करतो. पण काही ठराविक काळानंतर आपल्या Business ला Profit झाला आहे की Loss झाला आहे हे पाहण्यासाठी आपल्याला काही ठराविक गोष्टी कराव्या लागतात या Process ला Final Accounting असे म्हणतात.

Final Accounting साठी प्रत्येक Account चे व्यवस्थित Balancing करून घ्यावे लागते. त्यानंतर वरीलप्रमाणे सर्व Balances ची एक List म्हणजेच Trial Balance काढतात. व त्यानंतर खरे Final Accounting चालू होते. या Process मध्ये Profit Loss काढण्यासाठी दोन Accounts व Business ची Financial position काढण्यासाठी एक Statement असे एकूण तीन प्रकार असतात.

यातली दोन Accounts म्हणजे

(I) Trading or Manufacturing Account

(II) Profit & Loss Account.

व तिसऱ्या Statement ला "Balance Sheet" असे म्हणतात.

Trial Balance वरून सर्व Accounts च्या Balances चे Posting (Record) या तीनपैकी एका कोणत्यातरी प्रकारात करावे लागते.

Final Accounting व्यवस्थित समजण्यासाठी एक अगदी सोपे उदाहरण आपण पाहू.

समजा, एका दूध विक्रेत्याने एका भाड्याच्या खोलीमध्ये दुधविक्रीचा व्यवसाय चालू केला. त्याने एका महिन्यात रु. 15000/- किंमतीचे दूध विकत घेतले व ते दूध रु. 20000/- या किंमतीने विकले.

हे रु. 15000/- किंमतीचे दूध विकत घेताना त्याला रु. 500/- जकात भरावी लागली. तो ज्या जागेत व्यवसाय करतो त्या जागेचे, त्या महिन्याचे भाडे (Rent) त्याला रु. 1000/- एवढे भरावे लागले. व तसेच त्याला त्या महिन्याचे वीजबिल रु. 1000/- भरावे लागले.

आता त्या व्यापाऱ्याला त्या महिन्यात Profit झाला की Loss झाला हे काढण्यासाठी आपल्याला एक सोपे गणित खालीलप्रमाणे मांडावे लागेल.

हे झाले सोपे गणित परंतु Accounting मध्ये हेच थोडे Systematic पद्धतीने मांडले जाते.

म्हणजे एकूण विकलेल्या मालाच्या किंमतीमधून प्रथम खरेदी केलेल्या मालाची किंमत तसेच Actual व्यापारासाठी (मालाच्या खरेदिविक्रीसाठी ) झालेला खर्च वजा करतात. म्हणजे आपल्याला त्या व्यवसायातील Gross Profit (स्थूल नफा) कळतो.

परंतु या Gross Profit मधून त्या महिन्यात झालेले इतर खर्च, ज्या खर्चाचा Actual व्यापाराशी (मालाच्या खरेदीविक्रीशी) काहीही संबंध नाही, असे खर्च कजा करावे लागतात, म्हणजे आपल्याला या Business मध्ये Net Profit (निव्वळ नफा ) किती झाला हे समजते.

Trading Expenses :-

वरील उदाहरणात जकातीचा जो खर्च आहे अशा प्रकारच्या खर्चाना "Trading Expenses" किंवा "Direct Expenses" असे म्हणतात, कारण असे खर्च हे फक्त Actual व्यापारावर (मालाच्या खरेदी विक्री वर) अवलंबून असतात. म्हणजेच समजा त्या महिन्यात काहीही माल खरेदी केला नाही किंवा विकला नाही तर असे खर्च उद्भवणारच नाहीत. पण जर खरेदी-विक्री झाली तर मात्र हे खर्च त्या प्रमाणात वाढतील.

जकात (octroi duty), Carriage Inward (माल विकत घेताना करावे लागणारे चे) Transport, Factory Rent ई. Trading expenses ची उदाहरणे आहेत.

Administration expenses :-

वरील गणितात, जागेचे भाडे, वीजबिल असे जे खर्च आहेत, त्या खर्चांना "Administration Expenses" किंवा "Indirect Expenses" असे म्हणतात. कारण असे खर्च हे Actual Trading वर (मालाच्या खरेदी-विक्रीवर) अवलंबून नसतात. उदा. जर त्या महिन्यात मालाची खरेदी विक्री काहीच झाली नाही, तरीही त्या व्यापाऱ्याला त्या महिन्याचे जागेचे भाडे व वीजबिल भरावेच लागेल व जरी मालाची खरेदीविक्री मोठ्या प्रमाणावर झाली, तरीही जागेचे भाडे व वीजबिल या खर्चांची किंमत आधी होती तेवढीच राहील. ती मालाच्या खरेदी विक्री प्रमाणे बदलणार नाही. Rent (भाडे), Electricity charges (विजेचे बिल), Salary (office staff चा पगार ), Insurance Premium, Advertisement expenses a Administration expenses (Indirect Expenses) ची उदाहरणे आहेत.

Final Accounting साठी आवश्यक अशा Trading A/c, Profit & Loss A/c व Balance sheet चे नमुने येथे दिले आहेत.

Trading A/c Proforma

Trading Account:-

या Account च्या Debit side ला Trading साठी (Actual व्यापारासाठी) झालेल्या खर्चाचे Record केले जाते. उदा. Purchases, Carriage Inwards, Wages, Transport, Octroi etc. तसेच या Account च्या credit side ला Actual Trading मध्ये जे Income झाले असेल अशा Incomes चे म्हणजे मुख्यत्वे Sales चे Record केले जाते.

Profit & Loss A/c Proforma

Profit & Loss Account:-

या Account च्या Debit side ला व्यापाराशी संबंधित नसलेल्या खर्चाचे (Indirect expenses) चे Record केले जाते. उदा. Salary, Rent, Advertisement, Insurance premium, Interest on loan, Depreciation etc.

तसेच या Account च्या Credit side ला व्यापाराशी संबंधित नसलेल्या अशा Incomes चे (Administration Incomes किंवा Indirect Incomes चे) Record केले जाते. उदा. Interest received, Commission received, discount received etc.

Balance Sheet:-

या Statement च्या उजव्या side ला (Asset side) आपल्या Business च्या सर्व मालमत्तांचे Record केले जाते. उदा. Land & Building, Plant & Machinery, Motor car, Furniture, Cash in hand, Cash at Bank, Sundry debtors, Loans given to others, Bills receivables etc.

Balance Sheet Proforma

*(This is old Balance sheet proforma because of better understanding for new students)

तसेच डाव्या side ला (Liability side) आपला Business इतरांना जी देणी लागतो अशा देण्यांचे Record केले जाते. उदा. Capital (Business ने Owner ला परत करावयाची रक्कम ), Profit, Sundry creditors, Loans taken from others, Bills payable, Bank overdrafts etc.

एका उदाहरणावरून आपण Trading A/c, P&L A/c, Balance Sheet कसे असते ते पाहू.

Final Accounts वरुन Profit किंवा Loss काढण्यासाठी प्रथम Trading Account चे Balancing करावे लागते. जर Trading A/c ची Credit side (Income side) ही Debit side पेक्षा मोठी असेल तर येणाऱ्या Difference ला "Gross Profit" असे म्हणतात. पण जर debit side ची Total (expense side) ही जर credit side पेक्षा मोठी असेल तर येणाऱ्या Difference ला "Gross Loss" असे म्हणतात.

Gross Profit किंवा Gross Loss या Amounts नंतर Profit & Loss Account ला Transfer केल्या जातात.

Profit & Loss Account Credit Side ची Total (Income side) ही जर Debit side च्या (Expense side) Total पेक्षा मोठी असेल, तर येणाऱ्या Difference ला "Net Profit" असे म्हणतात. पण जर Debit side ची Total ही credit side च्या Total पेक्षा मोठी असेल तर मात्र येणाऱ्या Difference ला "Net Loss" असे म्हणतात.

जर P&L Account ला Net Profit आला तर तो Balance Sheet च्या Liability साईडला Transfer केला जातो. कारण Business मध्ये झालेला Profit म्हणजे Business ने त्याच्या मालकाला द्यावयाचे एक प्रकारचे देणे (Liability) आहे असे समजले जाते. तसेच जर P&L Account ला Net Loss आला असेल तर तो Balance Sheet Asset side ला Transfer केला जातो.

शेवटी Balance Sheet च्या दोन्ही sides ची Total घेतली जाते. जर सर्व Accounting perfect असेल तर Balance Sheet ची Liability side Total व Asset side Total ही Perfectly Match होते.